ÁGIL: Controle do carro na estrada cheia de buracos!

Por Lincoln Almeida

Considerei apropriado intitular o artigo com este nome, pelo fato de que a aplicação do ágil na execução e controle de projetos nada mais é do que isto mesmo, o de conseguir ter o controle de projetos com características não preditivas e sim adaptativas.

Apenas um adendo, quando me refiro a aplicação em execução e controle de projetos, você pode ter pensado – “Mas não é apenas em projeto que eu aplico o ágil, correto?” E eu responderia, não!! A metodologia está sendo adaptada também para trabalhos na gestão de pessoas, mais isso deixaremos para um outro artigo ou momento.

Há uma crescente utilização da metodologia na execução de diversos projetos, e ao que tudo indica, veio para ficar. Com o seu reconhecimento em 2011 pela PMI – Project Management Institute, no qual nasceu a então certificação específica para ágil, a PMI-ACP – Ágile Certified Practitioner, a metodologia foi agregada pelo PMI em gerenciamentos de projetos e com isso ganhou seguidores, embora seu nascimento tenha sido em 2001, durante uma reunião com 17 gurus de desenvolvimento de software, no qual o Manifesto Ágil surgiu com base em 4 valores e 12 princípios, sendo o resto história.

Junto com a metodologia, frameworks foram desenvolvidos e/ou adaptados para trabalhar junto com a metodologia Ágil. Ah sim, eu disse adaptados, pois alguns frameworks já existiam antes do Manifesto ser criado. O Scrum é o framework que mais está sendo utilizado para a aplicação, execução e controle de projetos, que antes eram gerenciados de forma preditiva. O Scrum é de fácil entendimento e se adequa a todos os tipos de projetos, não apenas os projetos de desenvolvimento de produtos ou softwares. E claro, todo mundo já conhece ou já viu este fluxograma :).

Fluxo Framework Scrum

Metodologia, Ágil, Scrum, confuso(a)?! Imagino que um pouco neste primeiro momento. Mas vamos tentar esclarecer todas essas palavras e seus significados.

A metodologia ágil teve sua origem no Lean, que prega o conceito de fazer muito com pouco quando se trata de executar um projeto. O Ágil se adequou e é utilizado na adaptação das mudanças que podem ocorrer durante a execução de um projeto. Sabemos que um projeto depende de vários fatores, como: tempo, custo, qualidade, entre outros. Se esses fatores não são tratados rapidamente, podem trazer consequências na execução do mesmo.

Dito isso, você pode idealizar o Ágil como uma prática para se trabalhar, executando projetos de forma a atender as mudanças no decorrer do mesmo, e para isso se utilizam diversas ferramentas (framework). Em nossa conversa a ferramenta será o Scrum, mas existem diversos frameworks que podem ser utilizados da mesma forma que o Lean conta com diversas ferramentas para ser aplicado, interessante não? Veja como você pode se familiarizar com o tema Ágil e Scrum, pois ambos tratam de estratégias de execução e controles iguais ao Lean, porém direcionados a projetos.

Ilustração de como o Ágil pertence ao Lean

O fluxograma do Scrum é como um canivete suíço, ele esconde muito dos seus processos e ferramentas e apenas aquele que o estuda sabe o quanto este framework tem a oferecer. Muitos desconhecem que na execução com metodologia Ágil aplicando o Scrum, eliminamos os processos “pesados” dos projetos preditivos que geram muitas documentações, muitos e-mails e longas reuniões.

Em um projeto preditivo, o controle do recurso se faz utilizando o software MS Project, principalmente quando falamos de projetos aos quais os gerentes querem ter o controle de como estão sendo utilizados seus recursos (pessoas máquinas etc.), correto? Isso é tão verdade, que em projetos nos quais não temos o controle, qualquer desvio de utilização dos recursos pode comprometer o budget e por consequência, o GP Gain Percent do projeto.

No Scrum não se utiliza o MS Project, pois estamos falando de trabalhar de forma clean e eficiente. São utilizados, entre algumas das ferramentas, o quadro de tarefas ou o famoso Kanban e o Gráfico de Borndown. Sim, você leu certo, o Kanban também pode ser utilizado em projetos na modalidade Ágil. Seria óbvio, não? O Ágil veio do Lean, no qual temos que fazer mais com menos, pois então, menos software (MS Project), mais praticidade e rapidez (Kanban)?

Quadro Kanban

Quadro Kanban

Trazendo um pouco da ferramenta criada pela Toyota na década de 60, o Kanban (cartão em japonês) foi adequado para o controle de consumo de materiais para controle de tarefas, no qual todos têm uma rápida visão de quais tarefas estão para ser realizadas, as que estão sendo realizadas, as que estão em revisão e as que estão finalizadas. Mas, veja esse cabeçalho, não está escrito em pedra, o Kanban pode ser moldado ao modo de controle do projeto, ok? Hoje se utilizam vários softwares que trabalham com organizadores de tarefa com o formato do Kanban, você já deve ter visto alguns, tenho certeza.

O interessante do Kanban é que se ele estiver em um local de clara visualização, todos os envolvidos podem ter acesso, sem precisar parar ninguém para perguntar como está determinada tarefa. O kanban, na reunião de Daily Scrum, dá suporte na condução da reunião, pois possibilita uma visão clara de tudo o que está ocorrendo, sem precisar solicitar e-mails com o cronograma do Project. Isto, quando se tem o software, pois quando não se tem, é necessário pedir para que seja convertido em um outro arquivo, geralmente com extensão pdf, para que todos possam visualizar, mas não é o nosso caso. Interessante, hein?

Este outro é o gráfico de Burndown, nome diferente, não? Este gráfico pode ser utilizado como controle das horas das tarefas que estão sendo visualizadas no quadro de Kanban, pois o Burndown atualiza a estimativa de horas restantes para cada tarefa ainda incompleta.

Gráfico de Burndown

Veja, o gráfico de Burndown pode ser montado em uma simples planilha de Excel, onde você pode descriminar cada tarefa e informar quantas horas foram designadas para cada uma.

Para aqueles que já leram um pouco de Ágil e Scrum, já sabem que as tarefas são intituladas como Sprints no Scrum, pois bem, é só definir o total de horas para cada Sprint (máximo é 180 horas), pois cada Sprint não pode passar de 4 semanas.

Conforme os dias forem passando, as reuniões de Daily Scrum vão ocorrendo, e o gráfico vai sendo atualizado, onde é subtraído do total de horas as horas trabalhas a cada dia.

Vejamos um exemplo bem rápido. Digamos que você, sendo um GP (gerente de projeto), está para executar um escopo dentro de um projeto tratado como preditivo, ou seja, da forma tradicional. Mas, como você conhece o Scrum, aplicará a metodologia Ágil na execução das tarefas internas com o seu time, sem MS Project, sem fórmulas mirabolantes, sem reuniões longas, e-mails, atas, etc.

Trabalhando de forma Ágil, você se reúne com o seu time de execução e com apenas um quadro do flip chart, você rabisca o Kanban e com 3 cores diferentes de post-it vocês montam as atividades que serão executadas para atender o escopo solicitado.

Ao finalizar o Kanban você abrirá o Excel e junto com a equipe replicará as atividades necessárias para executar o escopo. Nessa planilha serão montadas as descritas, as atividades e suas tarefas e quanto tempo será necessário para executar cada tarefa. Mediante ao total levantado por você, gerente do projeto, poderá controlar a evolução das atividades com as Daily Scrum (reuniões diárias de 15 minutos com todos de pé e o Kanban na frente de todos), questionando quais tarefas foram executadas, quais serão executadas no dia seguinte, quais não foram executadas no dia programado e o porquê não foram.

Veja o que temos nesse pequeno plano de execução, um quadro de gestão à vista, onde todos podem acompanhar o que está acontecendo (Kanban). Temos uma planilha básica com o que será executado, mediante ao descriminado no Kanban, com o adicional de controle de horas. Lembre-se gerente, que temos que controlar as horas do projeto para manter ou aumentar nosso GP e principalmente, não alterar o escopo com aditivos não previstos, que podem nos dar dores de cabeça para passar e ser aprovado pelo cliente.

Confesso que sempre faço a analogia das duas mãos no volante para controlar o carro com essas duas ferramentas para controlar a execução de um escopo do projeto: Kanban e o gráfico de Burndown.

Mas, veja, estamos falando de 1% do que o Ágil e o Kanban pode fazer por você na execução de um projeto, ok? Para falarmos 30% da ferramenta e da metodologia, precisaríamos de dias.

Agora eu convido você a ler um pouco mais sobre o Kanban e Gráfico de Burndown do Scrum na aplicação em projetos Ágeis e você verá como você pode ter um controle fácil de seus projetos apenas aplicando essas duas ferramentas.

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